Tietosuojaseloste – Naiset & menestys

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

• Yrityksen virallinen nimi: Deluxe Skin Oy
• Y-tunnus: 3594629-3
• Osoite: Töölöntorinkatu 11A, 00260 Helsinki
• Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Milla Hinkkanen
• Sähköposti: milla.hinkkanen10@gmail.com

Naiset & menestys on tapahtuman nimi. Henkilötietojen käsittelystä vastaa yllä mainittu rekisterinpitäjä.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme käyttämäsi palvelun ja antamiesi tietojen mukaan seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Tilaus- ja osallistumistiedot: lipputyyppi, tilausnumero, ostoaika, lipun hinta, maksun tila sekä osallistumiseen, peruutuksiin ja lipunsiirtoihin liittyvät tiedot.
• Laskutustiedot: laskutusosoite sekä tarvittaessa yrityksen nimi ja Y-tunnus.
• Viestintätiedot: lähettämäsi viestit, yhteydenottopyynnöt sekä asiakaspalvelun ja tapahtumaviestinnän tiedot.
• Suostumustiedot: antamasi ja peruuttamasi markkinointi-, tiedonluovutus- ja evästesuostumukset sekä suostumuksen ajankohta ja sisältö.
• Verkkosivujen tekniset tiedot: esimerkiksi IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä tietoturvan kannalta tarpeelliset lokitiedot.
• Suostumukseen perustuvat seurantatiedot: esimerkiksi vieraillut sivut, sivustolla tehdyt toiminnot, mainoksen kautta saapuminen, evästetunnisteet ja ostotapahtumaa koskevat seurantatiedot.

Maksupalveluntarjoaja käsittelee maksuvälineesi tiedot omassa palvelussaan. Emme tarvitse täydellisiä maksukorttitietojasi tapahtuman osallistujarekisteriin.

Älä kirjoita yleisiin yhteydenottolomakkeisiin terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos tarvitset erityisjärjestelyjä, ota yhteyttä järjestäjään. Mahdollisesta arkaluonteisten tietojen keräämisestä, käsittelyperusteesta ja säilytyksestä kerrotaan erikseen ennen niiden pyytämistä.

3. Mistä saamme tiedot?

Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta, kun:

• ilmoittaudut ennakkoon tai tilaat tapahtuman uutisia;
• ostat lipun tai ilmoittaudut osallistujaksi;
• täytät lomakkeen tai otat meihin yhteyttä;
• annat suostumuksen markkinointiin tai tietojen luovuttamiseen;
• käytät verkkosivujamme.

Jos toinen henkilö ostaa sinulle lipun tai siirtää lipun sinulle, voimme saada häneltä nimesi ja yhteystietosi. Toimitamme sinulle tietosuojatiedot viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä tai lain edellyttämässä määräajassa.

Saamme tilauksen ja maksun tilaa koskevia tietoja myös käyttämiltämme lipunmyynti- ja maksupalveluilta.

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme tietoja?

Lipunmyynti ja tapahtumaan osallistuminen

Käsittelemme tietoja tilauksen vastaanottamiseen, lipun toimittamiseen, osallistumisen hallintaan, lipunsiirtoihin sekä mahdollisten palautusten käsittelyyn.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai pyynnöstäsi tehtävät sopimusta edeltävät toimenpiteet, GDPR 6 artikla 1 kohta b alakohta.

Tapahtumaviestintä

Lähetämme osallistumisen kannalta tarpeellisia viestejä, kuten tilausvahvistuksia, saapumisohjeita ja tietoja tapahtuman muutoksista.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano. Muun vastaanottajaksi ilmoitetun osallistujan osalta perusteena on oikeutettu etumme toteuttaa ostettu tapahtumapalvelu ja toimittaa osallistumisohjeet.

Asiakaspalvelu ja yhteydenotot

Käsittelemme tietoja vastataksemme kysymyksiin ja hoitaaksemme tapahtumaan liittyviä asioita.

Oikeusperuste: sopimus tai sitä edeltävät toimenpiteet taikka oikeutettu etumme vastata muihin yhteydenottoihin.

Ennakkoilmoittautuminen ja sähköinen markkinointi

Lähetämme pyytämiäsi ilmoituksia lipunmyynnin alkamisesta sekä suostumuksesi laajuudessa tapahtumauutisia, tarjouksia ja muuta sähköistä markkinointia.

Oikeusperuste: suostumus, GDPR 6 artikla 1 kohta a alakohta.

Pelkkä lipun ostaminen ei merkitse uutiskirjeen tilaamista.

Tietojen luovuttaminen puhujien ja kumppanien markkinointiin

Luovutamme tietoja puhujien tai yhteistyökumppanien omaan markkinointiin vain erillisen suostumuksesi mukaisesti.

Oikeusperuste: suostumus.

Mainonnan mittaaminen ja kohdentaminen

Käytämme suostumuksellasi Meta Pixeliä mainonnan tulosten mittaamiseen, mainonnan kehittämiseen ja uudelleenmarkkinointiin.

Oikeusperuste: suostumus.

Kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme ja säilytämme tarpeellisia tilaus-, maksu- ja kirjanpitotietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite, GDPR 6 artikla 1 kohta c alakohta.

Tietoturva ja oikeudellisten vaatimusten käsittely

Käsittelemme tarpeellisia tietoja palvelujen suojaamiseksi, väärinkäytösten selvittämiseksi sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeusperuste: oikeutettu etumme suojata palvelujamme ja oikeuksiamme, GDPR 6 artikla 1 kohta f alakohta.

5. HighLevel CRM

Käytämme HighLevel CRM -järjestelmää yhteystietojen, ennakkoilmoittautumisten, asiakkuuksien, osallistumistietojen, suostumusten ja viestinnän hallintaan.

HighLeveliin voidaan tallentaa esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lomakkeella annetut tiedot, tilauksen tila, viestintähistoria ja suostumustiedot.

Järjestelmällä voidaan lähettää automaattisia vahvistuksia, tapahtumaohjeita ja muistutuksia sekä suostumukseen perustuvaa sähköposti- tai tekstiviestimarkkinointia. Markkinointiviestit erotetaan osallistumisen kannalta tarpeellisista palveluviesteistä.

HighLevel, Inc. toimii näiden CRM-tietojen osalta henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. HighLevel käyttää palvelun tuottamisessa myös alikäsittelijöitä.

Lisätietoja:

• HighLevelin henkilötietojen käsittelysopimus
• HighLevelin alikäsittelijät

6. Meta Pixel ja markkinoinnin seuranta

Verkkosivuillamme käytetään Meta Pixeliä. Palvelun eurooppalainen tarjoaja on Meta Platforms Ireland Limited.

Meta Pixelin avulla voimme suostumuksellasi:

• mitata Facebook- ja Instagram-mainonnan tuloksia;
• selvittää, johtavatko mainokset esimerkiksi ennakkoilmoittautumisiin tai lippuostoihin;
• kehittää mainonnan kohdentamista;
• näyttää tapahtuman mainoksia uudelleen sivustollamme vierailleille.

Pixel voi välittää Metalle esimerkiksi sivun osoitteen, vierailun ajankohdan, IP-osoitteen, selain- ja laitetietoja, evästetunnisteita sekä sivustolla tehtyjä toimintoja ja ostotapahtuman arvoa. Välitettävät tiedot riippuvat käytössä olevista seurantatapahtumista.

Meta voi yhdistää tietoja muihin hallussaan oleviin tietoihin, kuten Facebook- tai Instagram-tiliisi, ja käsitellä niitä omiensa ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Meta Pixelin tietojen keräämisen ja Metalle välittämisen osalta rekisterinpitäjä ja Meta voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä Metan yhteisrekisterinpitäjäehtojen määrittelemässä laajuudessa. Metan tämän jälkeisestä omasta käsittelystä vastaa Meta.

Voit osoittaa tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön meille myös yhteisrekisterinpitäjyyden piiriin kuuluvasta käsittelystä.

Meta Pixel otetaan käyttöön vasta, kun olet hyväksynyt markkinointievästeet. Kieltäytyminen ei estä lipun ostamista tai tapahtumaan ilmoittautumista.

Lisätietoja:

• Metan tietosuojakäytäntö
• Metan yhteisrekisterinpitäjäehdot

7. Evästeet ja suostumuksen hallinta

Verkkosivusto voi käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä esimerkiksi lomakkeiden, turvallisuuden ja evästevalintojen muistamisen toteuttamiseen.

Markkinointiin ja muuhun kuin välttämättömään seurantaan käytettäviä evästeitä tai vastaavia tekniikoita käytetään vain suostumuksellasi.

Voit hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet evästevalikossa. Voit myöhemmin muuttaa valintojasi tai peruuttaa suostumuksesi sivuston evästeasetuksista.

Suostumuksen peruuttaminen estää siihen perustuvan uuden seurannan. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Käytössä olevat evästeet, niiden tarjoajat, käyttötarkoitukset ja voimassaoloajat on eritelty evästeasetuksissa.

8. Kenelle tietoja voidaan antaa?

Tietoja käsittelevät vain henkilöt ja palveluntarjoajat, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä tai palvelunsa toteuttamiseen.

Vastaanottajia voivat olla:

• tapahtuman järjestämiseen ja asiakaspalveluun osallistuvat henkilöt;
• HighLevel sekä sen käyttämät alikäsittelijät;
• verkkosivuston, CRM:n ja viestinnän tekniset palveluntarjoajat;
• lipunmyynti- ja maksupalveluntarjoajat;
• kirjanpito- ja taloushallintopalvelut;
• tapahtumapaikka ja muut toteutuskumppanit siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen tapahtuman toteuttamiseksi;
• Meta, jos olet hyväksynyt markkinointiseurannan;
• viranomaiset silloin, kun tietojen antaminen perustuu lakiin.

Palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä niiden roolin edellyttämällä tavalla. Maksupalveluntarjoajat voivat toimia myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä esimerkiksi maksujen käsittelyssä ja lakisääteisten velvoitteidensa hoitamisessa.

9. Tietojen jakaminen puhujille ja yhteistyökumppaneille

Emme luovuta osallistujalistaa automaattisesti puhujien tai yhteistyökumppanien omaan markkinointikäyttöön.

Jos annat erillisen suostumuksen, voimme luovuttaa nimesi ja sähköpostiosoitteesi suostumuksessa nimetyille vastaanottajille heidän materiaaliensa, etujensa, tarjoustensa ja sähköpostimarkkinointinsa toimittamista varten.

Vastaanottajat ja käyttötarkoitus ilmoitetaan ennen suostumuksen antamista. Suostumus ei kata myöhemmin lisättäviä kumppaneita ilman uutta suostumusta.

Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta lipun ostamiseen tai osallistumiseen. Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä meihin ja lopettaa vastaanottajan markkinoinnin tämän viestien peruutuslinkistä.

Tiedot omaan markkinointiinsa saavat vastaanottajat toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä. He vastaavat omasta käsittelystään, tietosuojainformaatiostaan ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

10. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

HighLevelin, Metan ja muiden kansainvälisten palveluntarjoajien käyttöön voi liittyä henkilötietojen käsittelyä EU:n tai ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa.

Siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisella perusteella. Perusteena voi olla Euroopan komission päätös riittävästä tietosuojan tasosta silloin, kun se kattaa vastaanottajan ja kyseisen siirron, tai Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat täydentävät suojatoimet.

HighLevelin käsittelysopimus sisältää kansainvälisiä tiedonsiirtoja koskevia ehtoja ja vakiosopimuslausekkeita.

Voit pyytää meiltä lisätietoja omiin tietoihisi sovellettavista siirtoperusteista ja jäljennöksen käytettävistä suojatoimista. Jäljennöksestä voidaan suojata muiden henkilöiden tietoja tai luottamuksellisia tietoja lain sallimassa laajuudessa.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus tai lakisääteinen velvoite edellyttää.

• Ennakkoilmoittautumiset: lipunmyynnin avaamisesta tiedottamisen ja siihen liittyvän viestinnän ajan, enintään 12 kuukautta viimeisen viestin jälkeen, ellei henkilö ole erikseen tilannut jatkuvaa markkinointia.
• Osallistumisen käytännön tiedot: tapahtuman toteuttamisen ja jälkitoimien ajan, enintään 12 kuukautta tapahtuman jälkeen. Tämän jälkeen poistetaan tiedot, joita ei tarvita muihin tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
• Asiakaspalveluviestit: asian hoitamisen ajan ja sen jälkeen enintään 12 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen esimerkiksi riita-asian vuoksi.
• Markkinointitiedot: suostumuksen peruuttamiseen tai tietojen tarpeettomiksi käymiseen asti. Tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti.
• Suostumus- ja kieltotiedot: tarvittavassa laajuudessa suostumuksen osoittamiseksi ja markkinointikieltojen noudattamiseksi.
• Kirjanpito- ja maksuaineisto: sovellettavan kirjanpito- ja muun lainsäädännön edellyttämän ajan.
• Evästeet ja seurantatiedot: evästeluettelossa ilmoitettujen voimassaoloaikojen sekä palveluntarjoajien ilmoittamien säilytysperiaatteiden mukaisesti.

Oikeudellisen vaatimuksen käsittelemiseksi tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää asian käsittelyn ja soveltuvien vanhentumisaikojen edellyttämän ajan. Varmuuskopioihin jäävät tiedot poistuvat niiden normaalin kierron mukaisesti.

12. Miten suojaamme tiedot?

Suojaamme henkilötietoja käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Näihin kuuluvat tehtävien mukainen käyttöoikeuksien rajaaminen, käyttäjätunnusten suojaaminen, luottamuksellisuusvelvoitteet sekä palveluntarjoajien tietoturvan ja käsittelysopimusten arviointi.

Henkilötietoja ei julkaista avoimena osallistujaluettelona.

13. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Suostumukseen perustuvaa verkkoseurantaa voidaan käyttää markkinointiyleisöjen muodostamiseen ja mainonnan kohdentamiseen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi mainosten näyttämistä henkilöille, jotka ovat vierailleet tapahtumasivulla.

CRM:ssä voidaan käyttää automaatioita esimerkiksi ilmoittautumisen vahvistamiseen ja viestien ajoittamiseen.

Emme tee näiden tietojen perusteella yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

14. Oikeutesi

Sinulla on sovellettavan lainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi;
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua;
• pyytää tietojesi poistamista;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• saada suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti käsiteltävät, itse antamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia milloin tahansa;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Kaikki oikeudet eivät sovellu jokaiseen käsittelytilanteeseen. Esimerkiksi kirjanpitolain edellyttämiä tietoja ei voida poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä.

Lähetä oikeuksiasi koskeva pyyntö osoitteeseen milla.hinkkanen10@gmail.com. Voimme tarvittaessa pyytää kohtuullisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos käsittelyaikaa on lain perusteella tarpeen jatkaa, ilmoitamme siitä ja jatkamisen syistä kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu: tietosuoja.fi.

15. Onko tietojen antaminen pakollista?

Lipun toimittamiseen ja osallistumisen järjestämiseen tarvittavat tiedot on annettava, jotta voimme toteuttaa tilauksen. Pakolliset tiedot merkitään lomakkeella.

Markkinointisuostumukset, kumppaneille tapahtuvaan tiedonluovutukseen liittyvät suostumukset ja muiden kuin välttämättömien evästeiden hyväksyminen ovat vapaaehtoisia.

16. Selosteen muutokset

Päivitämme selostetta, jos henkilötietojen käsittely tai käyttämämme palvelut muuttuvat. Ajantasainen versio ja päivityspäivä julkaistaan tällä sivulla.

Olennaisista muutoksista tiedotetaan tarvittaessa erikseen. Jos uusi käyttötarkoitus edellyttää suostumusta, pyydämme sen ennen käsittelyn aloittamista.